Datenschutzerklärung

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von famasy.app gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

2. Rollen bei der Nutzung durch Betriebe (Auftragsverarbeitung)

Famasy ist eine Software-as-a-Service-Lösung für Gebäudedienstleister. Nutzt ein Betrieb (z. B. ein Reinigungsunternehmen) Famasy und verarbeitet darin Daten seiner Mitarbeiter und Kunden, so ist der Betrieb der Verantwortliche im Sinne der DSGVO und IT & Marketing der Auftragsverarbeiter. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, den wir mit jedem Betrieb abschließen. Für die dort verarbeiteten Inhaltsdaten ist der jeweilige Betrieb datenschutzrechtlich verantwortlich.

3. Verarbeitete Daten

• Konto- und Zugangsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Benutzername sowie das Passwort – dieses wird ausschließlich als kryptografischer Hash (bcrypt) gespeichert und von uns zu keinem Zeitpunkt im Klartext verarbeitet oder eingesehen.
• Betriebsdaten: Kunden, Objekte, Einsätze, Zeiten, Aufgaben, Rechnungen, Kommunikation, Personal- und Materialdaten – je nach Nutzung durch den Betrieb.
• Abrechnungsdaten: Firmen-/Rechnungsangaben und gebuchter Tarif zur Vertragsabwicklung (siehe Ziffer 7).
• Nutzungs- und Protokolldaten: technisch notwendige Protokolle (z. B. Server-Logs, sicherheitsrelevante Ereignisse wie Anmeldeversuche).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (lit. c, z. B. Aufbewahrungspflichten) sowie auf Grundlage berechtigter Interessen an einem sicheren, stabilen Betrieb (lit. f). Bei der Verarbeitung im Auftrag eines Betriebs richtet sich die Rechtsgrundlage nach dessen Vorgaben.

5. Hosting & eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Zur Bereitstellung von Famasy setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO) bestehen. Die zentrale Datenhaltung erfolgt innerhalb der EU:

• Supabase – Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher. Hosting in der EU-Region Frankfurt (Deutschland). Ruhende Daten werden verschlüsselt gespeichert (Encryption at rest).
• Vercel Inc. – Hosting/Auslieferung der Anwendung. Die Funktionsausführung ist auf die EU-Region Frankfurt ausgerichtet; eine dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten findet bei Vercel nicht statt (nur transiente Verarbeitung zur Auslieferung).
• Resend – Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Rechnungen, Benachrichtigungen). Übermittlung in die USA auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.
• OpenAI (optional) – nur bei Nutzung der optionalen KI-/Sprachfunktionen (z. B. Assistenz, Vorlesen). Verarbeitung in den USA auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Data Processing Addendum von OpenAI).
• Microsoft 365 (optional) – nur bei ausdrücklicher Aktivierung durch den Betrieb, zum Abgleich kundenbezogener E-Mails.

Findet eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR statt (insbesondere bei den optionalen Diensten Resend, OpenAI, Microsoft), erfolgt diese auf Basis geeigneter Garantien nach Kapitel V DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework).

6. Microsoft-365-Integration

Aktiviert ein Betrieb die optionale Microsoft-365-Anbindung, werden ein- und ausgehende E-Mails der angebundenen Postfächer abgeglichen und ausschließlich kundenbezogeneNachrichten dem jeweiligen Kunden zugeordnet. Die Aktivierung liegt in der Verantwortung des Betriebs.

7. Registrierung & Testzugang

Forderst du auf famasy.app einen Testzugang an oder legst ein Konto an, verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten (u. a. Name, E-Mail, Firmenname) zur Einrichtung und Verwaltung des Zugangs sowie zur Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit der Testphase (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Wird nach Ablauf der Testphase kein kostenpflichtiger Tarif gebucht, werden die im Testzeitraum gespeicherten Daten nach angemessener Frist gelöscht.

8. Zahlungs- und Rechnungsdaten

Die Abrechnung der kostenpflichtigen Tarife erfolgt auf Rechnung. Hierzu verarbeiten wir die vertrags- und rechnungsrelevanten Angaben des Betriebs (Firmenname, Anschrift, ggf. USt-IdNr., gebuchter Tarif) zur Vertragserfüllung und zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO). Zahlungskarten- oder Bankdaten zur Kartenzahlung erheben und speichern wir nicht. Sollte künftig ein externer Zahlungsdienstleister eingebunden werden, wird dieser hier benannt und ein entsprechender Vertrag geschlossen.

9. Push-Benachrichtigungen (optional)

Die Mitarbeiter-App kann – nach ausdrücklicher Zustimmung im Browser bzw. auf dem Gerät – Push-Benachrichtigungen (z. B. zu neuen Einsätzen) senden. Hierzu wird ein technischer Push-Endpunkt des Geräts gespeichert. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit in den Geräte-/Browser-Einstellungen widerrufen werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

10. Cookies & lokale Speicherung

Famasy verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicher, die für die Anmeldung und den sicheren Betrieb erforderlich sind. Es findet kein Tracking zu Werbezwecken und keine Weitergabe an Werbenetzwerke statt.

11. Speicherdauer & Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Steuerlich relevante Unterlagen (z. B. Rechnungen) werden entsprechend den gesetzlichen Fristen (i. d. R. bis zu 10 Jahre) aufbewahrt.

12. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS); ruhende Daten werden verschlüsselt gespeichert. Die Daten verschiedener Betriebe sind technisch streng voneinander getrennt (mandantensichere Zugriffskontrolle auf Datenbankebene, Row Level Security). Der Zugriff ist rollenbasiert beschränkt; für administrative Konten steht eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zur Verfügung, und Anmeldungen werden nach mehrfachen Fehlversuchen vorübergehend gesperrt.

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Werden deine Daten im Auftrag eines Betriebs verarbeitet, wende dich bitte vorrangig an den jeweiligen Betrieb. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils aktuelle, hier veröffentlichte Fassung.